Prepared by Davide Accorsi, Andrea WernerBeilinand Giuseppe Cammareri

With the Circular letter no. 13/E of 2 July 2018, the Italian tax authorities has provided further clarifications regarding mandatory electronic invoicing regime, in order to reply to questions provided by trade associations.

In particular, these clarifications concern:

 

• supplies of fuel;
• transactions carried out by non-residents entities;
• deferred invoices;
• transmission of electronic invoices;
• invoicing in the framework of a contract with the public administration;
• the storage and the registration of purchase invoices.

Supply of fuels

The law decree no. 79/2018, postponed to 1 January 2019 the obligation to issue an electronic invoice for the supply of motor fuels by road distribution operators.

In any case, the obligation to document by electronic invoice the supply of fuels intended to be used for motor vehicles driving on the road is applicable from 1 July 2018 where the supply is not carried out by distribution operators.

Therefore, supplies of fuels for boats, aircraft and agricultural vehicles are excluded from compulsory electronic invoicing starting from July.

In the event that, at the time of the transfer, there is no certainty about the use of a specific type of fuel, the transfers in matters must be documented by electronic invoice.

Furthermore, with specific reference to agricultural vehicles, the Circular letter clarifies that, for the purposes of the deductibility of the cost of purchasing fuels and the deduction of the relative VAT, the payment must be carried out with traceable methods already from July 2018. This obligation is extended more generally to all purchases of motor fuel by article 1, paragraphs 922 and 923, of the so-called “Budget Law 2018”.

Subjects identified for VAT purposes in the territory of the Italian State

The Circular letter no. 13/E clarifies the doubts that emerged as a result of the different position taken by the EU Council (i.e. Decision no 2018/593 of 16 April 2018) with respect to the law of 27 December 2017, n. 205 (so-called “Budget Law 2018”) regarding the applicability of the electronic invoicing obligation for non-resident taxable persons,, but identified for VAT purposes in the territory of the Italian State.

In particular, the Circular letter no. 13/E specifies that non-resident taxpayers identified for VAT purposes in Italy are excluded from the obligation of electronic invoice, unless the latter have a permanent establishment in the territory of the State.

In any case, it is still possible to issue an electronic invoice to non-resident taxpayers identified for VAT purposes in Italy, provided that the latter is provided with a paper copy of the invoice upon request.

Finally, the Circular letter clarifies that the transactions relevant for Italian VAT carried out by non-resident taxpayers (possibly identified for VAT purposes in Italy) to resident taxpayers are subject to the obligation of cross-border communication to be carried out by the latter. According to the writers, it remains to be clarified in which cases the obligation of cross-border communication is applicable to non-residents subjects, but identified for VAT purposes in Italy.

Deferred invoices

The Circular letter specifies that the deferred invoices issued from 1 July 2018 must also be issued electronically.

Therefore, also the deferred invoices, which will be issued by 15 July 2018 with reference to operations carried out in June for which the obligation of electronic invoicing is in force, will be issued electronically.

Transmission of electronic invoices to the SdI

The Circular letter no. 13/E confirmed that the terms of issuance of electronic invoices must comply with the time of supply.

However, the Circular letter clarifies that the invoice file, during the first application of the new provisions, sent with a slight delay that does not prejudice the correct VAT settlement, constitutes an infringement that is not punishable, as it does not cause detriment to the exercise control actions and does not affect the determination of the taxable base, the determination of VAT and the VAT payment.

Furthermore, in the event that the invoice is rejected by the SdI, it must be issued again within 5 days from the notification with the same date and number of the original document.

However, where the issuance of the document with the same number and date is not possible, provided the VAT settlement is not affected, it will be possible to proceed alternatively by issuing an invoice:

• with a new number and a new date, showing a link to the previously rejected invoice, or
• with a new number and a new date, but adopting a specific numbering, possibly through the use of a special sectional register.

Electronic invoicing and contract works

The “Budget Law 2018” envisaged the early introduction of the electronic invoicing obligation on 1 July 2018 also for subcontractors in the context of a contract with the public administration.

In particular, these are services rendered to the public contracting authority or to subcontractors of the supply chain within the framework of a contract for works, services or supplies concluded with a public administration.

In this respect, the Circular letter no 13/E clarified that the obligation of electronic invoicing:

• applies only to subcontractors for which the contractor has provided the public contracting authority with the communications required by the code of public and concession contracts;
• applies only towards those subject who hold contracts for subcontracting in the strict sense (i.e. directly executing a part of the same) or have the status of subcontractor (i.e. those who, by contractual obligation, perform an activity against the contractor);
• does not operate with respect to relationships in which there is a person other than the public administration in the upstream of the contractual supply chain;
• does not operate in relationships where the supplier is not aware of the use of the good or service performed by the contractor;
• in the case of a consortium, it does not extend to consortium entities, except for the case where the consortium has direct relations with the public administration. In the latter case, according to the writers, the extension seems doubtful.

Registration and storage of electronic invoices

The Circular letter no. 13/E states that the regulation of the electronic invoice has not affected the obligation to register the invoices issued and received. Therefore, the guidance previously provided by the Italian tax authorities remain valid.

In particular, Circular letter no. 13/E specifies that, given the nature of the electronic invoice that must be unchangeable, the numbering of the invoice or any other integration of the same can be made by preparing a separate document to be attached to the purchase invoice.

Furthermore, it is specified that it is possible to store electronic invoices in a format other than .XML (for example, in “pdf”, “jpg” or “txt” format).

The Circular letter no. 13/E also reiterates that, who issues/receives electronic invoices, can keep them in Italy as well as abroad, in countries with which there is a legal instrument that regulates mutual assistance.

Finally, it is highlighted that the storage service made available free of charge by the Italian tax authorities concerns both electronic invoices issued to private parties and those addressed to the public administration, transited through SdI.

 

On May 25, 2018 has come into force the new European Regulation n. 679/2016 (GDPR)

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Italia: Novità in tema di fatturazione elettronica, Circolare n. 13/E 2018

A cura di Davide Accorsi, Andrea Werner Beilin e Giuseppe Cammareri

Con la Circolare n. 13/E pubblicata il 2 luglio 2018, l’Agenzia delle Entrate ha fornito ulteriori chiarimenti in tema di fatturazione elettronica, in risposta ai quesiti posti da parte delle associazioni di categoria.

In particolare, tali chiarimenti riguardano:

• le cessioni di carburanti;
• le operazioni effettuate da soggetti non residenti;
• le fatture differite;
• la trasmissione delle fatture elettroniche;
• la fatturazione nell’ambito di appalti pubblici;
• la conservazione e la registrazione delle fatture passive.

Cessioni di carburanti

Il decreto-legge n. 79/2018, ha rinviato all’1 gennaio 2019 l’obbligo di emissione della fattura elettronica per le cessioni di carburanti per autotrazione da parte degli esercenti degli impianti di distribuzione stradale.

In ogni caso, dal 1 luglio 2018, vige l’obbligo di documentare mediante fattura elettronica le cessioni di carburanti destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori per uso autotrazione, impiegati in veicoli che circolano normalmente su strada, se non effettuate da impianti di distribuzione stradale.

Sono quindi esclusi dalla fatturazione elettronica obbligatoria a partire da luglio, le cessioni di carburanti destinati ad imbarcazioni, aeromobili e veicoli agricoli.

Nel caso in cui, al momento della cessione, non vi sia certezza sull’impiego di una determinata tipologia di carburante, le cessioni in questioni dovranno essere documentate da fattura elettronica.

Inoltre, con specifico riferimento ai veicoli agricoli, la Circolare chiarisce che, ai fini della deducibilità del costo d’acquisto dei carburanti e della detrazione della relativa IVA, vige comunque l’obbligo di pagamento mediante strumenti tracciabili già da luglio 2018. Tale obbligo è esteso più in generale a tutti gli acquisti di carburante per autotrazione dall’articolo 1, commi 922 e 923, della c.d. «Legge di Bilancio 2018».

 

Soggetti identificati ai fini IVA nel territorio dello Stato Italiano

La Circolare n. 13/E chiarisce i dubbi emersi in seguito alla diversa posizione assunta dal Consiglio UE (i.e. Decisione di esecuzione n. 2018/593 del 16 Aprile 2018) rispetto alla legge del 27 dicembre 2017, n. 205 (c.d. «Legge di Bilancio 2018») in merito all’applicabilità dell’obbligo di fatturazione elettronica per i soggetti passivi non residenti, ma identificati ai fini IVA nel territorio dello Stato italiano.

In particolare, la Circolare n. 13/E precisa che sono esclusi dall’obbligo di fattura elettronica i soggetti passivi non residenti identificati ai fini IVA in Italia, salvo che questi ultimi dispongano di una stabile organizzazione nel territorio dello Stato.

Viene comunque garantita la possibilità di emettere una fattura elettronica nei confronti dei soggetti passivi non residenti identificati ai fini IVA in Italia purché sia loro assicurata la possibilità di ottenere copia cartacea della fattura su espressa richiesta.

Infine, la Circolare chiarisce che anche le operazioni territorialmente rilevanti in Italia svolte dai soggetti passivi non residenti (eventualmente identificati ai fini IVA in Italia) nei confronti di soggetti passivi residenti sono sottoposte ad obbligo di comunicazione transfrontaliera da effettuarsi da parte del soggetto residente. Ad avviso di chi scrive, resta da chiarire in quali casi l’obbligo di comunicazione transfrontaliera sia applicabile ai soggetti non residenti, ma identificati ai fini IVA in Italia.

 

Fatture differite

La Circolare precisa che sono da emettersi elettronicamente anche le fatture differite emesse dall’1 luglio 2018.

Pertanto, anche le fatture differite che saranno emesse entro il 15 luglio 2018 con riferimento ad operazioni svolte a giugno per le quali vige l’obbligo di fatturazione elettronica anticipato, saranno da emettere elettronicamente.

Trasmissione delle fatture elettroniche al SdI

La Circolare n. 13/E ha confermato che i termini di emissione delle fatture elettroniche devono essere conformi al momento di effettuazione dell’operazione.

Tuttavia, la Circolare chiarisce che il file fattura, in fase di prima applicazione delle nuove disposizioni, inviato con un lieve ritardo, comunque tale da non pregiudicare la corretta liquidazione dell’imposta, costituisce violazione non punibile, in quanto

non arreca pregiudizio all’esercizio delle azioni di controllo e non incide sulla determinazione della base imponibile, dell’imposta e sul versamento del tributo.

Inoltre, in caso di scarto di una fattura da parte del SdI, la stessa deve essere nuovamente emessa, entro 5 giorni dalla notifica di scarto con la data ed il numero del documento originario.

Qualora l’emissione del documento con medesimo numero e data non sia possibile, ferma la necessità di procedere alla corretta liquidazione dell’imposta in ragione dell’operazione effettuata, si potrà procedere alternativamente mediante emissione di una fattura:

• con un nuovo numero e una nuova data, dalla quale risulti un collegamento alla fattura precedentemente scartata; oppure
• con un nuovo numero e una nuova data, ma adottando una specifica numerazione, eventualmente tramite utilizzo di un apposito registro sezionale.

 Fatturazione elettronica e appalti

 La Legge di Bilancio 2018 ha previsto l’introduzione anticipata dell’obbligo di fatturazione elettronica all’1 luglio 2018 anche per i soggetti subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di un contratto con la pubblica amministrazione.

In particolare, si tratta delle prestazioni rese nei confronti della stazione appaltante pubblica ovvero da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un’amministrazione pubblica.

A tal proposito, la Circolare n. 13/E ha chiarito che l’obbligo della fatturazione elettronica:

• trova applicazione solo nei confronti di subappaltatori e subcontraenti per i quali l’appaltatore ha fornito, alla stazione
• appaltante, le comunicazioni previste dal codice dei contratti pubblici e contratti di concessione;
• opera solo nei confronti di coloro che sono titolari di contratti di subappalto propriamente detto (i.e. eseguono direttamente una parte dello stesso) o rivestono la qualifica di subcontraente (i.e. coloro che per vincolo contrattuale eseguono un’attività nei confronti dell’appaltatore);
•  non opera rispetto ai rapporti in cui, a monte della filiera contrattuale, vi è un soggetto diverso dalla pubblica amministrazione;
•  non opera nei rapporti in cui il fornitore non è a conoscenza dell’utilizzo del bene o servizio effettuato dall’appaltatore;
•  in caso di consorzio, non si estende ai rapporti consorzio-consorziate, salvo il caso in cui il consorzio abbia il rapporto diretto con la pubblica amministrazione. In quest’ultimo caso, a parere di chi scrive, l’estensione sembra dubbia

Registrazione e conservazione delle fatture elettroniche

La Circolare n. 13/E precisa che la disciplina della fattura elettronica non ha inciso sugli obblighi di registrazione delle fatture emesse e ricevute. Pertanto, restano validi i chiarimenti di prassi forniti in precedenza dall’Agenzia delle Entrate.

In particolare la Circolare n. 13/E specifica che, vista la natura della fattura elettronica che deve essere immodificabile, la numerazione della fattura o qualsiasi altra integrazione della stessa possano essere effettuate predisponendo un documento separato da allegare alla fattura passiva.

Inoltre, si precisa che è possibile conservare fatture elettroniche in formato diverso dal .XML (ad esempio, in formato “pdf”, “jpg” o “txt”).

La Circolare 13/E ribadisce inoltre che, chi emette/riceve fatture elettroniche, può conservarle tanto in Italia quanto all’estero, in Stati con i quali esiste uno strumento giuridico che disciplina la reciproca assistenza.

Infine, viene evidenziato che il servizio di conservazione messo gratuitamente a disposizione dall’Agenzia delle entrate riguarda sia le fatture elettroniche emesse a soggetti privati che quelle indirizzate alla pubblica amministrazione, transitate tramite SdI.

 

Il 25 maggio 2018 è entrato in vigore il nuovo Regolamento Europeo n. 679/2016 (GDPR)

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Bildquelle: Thommy Weiss  / pixelio.de